Lần Đầu Làm Sếp
32. QUẢN LÝ, THAM GIA VÀ DẪN DẮT CÁC CUỘC HỌP

Trong chương 27, chúng ta đã đề cập đến khoảng thời gian đóng, trong đó tất cả mọi nhân viên trong công ty đều không gọi điện cho nhau hay tham dự bất kỳ cuộc họp nào. Điều đó mang lại cho họ một khoảng thời gian “tự do” nhất định trong ngày. Thực tế, năng suất làm việc của đất nước sẽ tăng lên rất nhiều nếu các cuộc họp có trên hai người, trong cả các doanh nghiệp lẫn cơ quan nhà nước, bị cấm thực hiện trong vòng một năm. Các cuộc họp tiêu tốn rất nhiều chi phí. Tổ chức họp đồng nghĩa với lôi kéo nhân viên ra khỏi công việc của họ. Vì vậy, hãy luôn xem xét đến những lựa chọn của bạn khi tổ chức họp. Nếu họp chỉ để thông báo tin tức, bạn có thể gửi email cùng với tập tin đính kèm, nhưng nếu bạn muốn thảo luận và đưa ra quyết định thì một cuộc họp là cần thiết. Truyền thông một chiều không đòi hỏi phải có các cuộc họp trừ khi các thành viên tham gia chưa bao giờ gặp nhau. Khi đó, bạn có thể tổ chức gặp gỡ các thành viên một lần.

CHI PHÍ CỦA MỘT CUỘC HỌP

Liệu bạn có thể biện minh cho việc chi phí cho các cuộc họp hoàn toàn không tương xứng với lợi ích mà nó mang lại không?

Giả sử bạn lên kế hoạch tổ chức một cuộc họp cho nhóm của mình (15 người bao gồm cả bạn). Bạn muốn nhận được phản hồi của họ đối với những quy trình mới được đưa vào thực hiện tuần trước và thảo luận một số vấn đề khác. Bạn sắp xếp hai tiếng đồng hồ cho cuộc họp. Bây giờ hãy cùng tính chi phí của cuộc họp này. Giả sử mức lương trung bình của tất cả những nhân viên tham dự cuộc họp là 60.000 đô-la. Tính theo mức ngày làm việc 7 tiếng, lương trung bình một ngày của một nhân viên là 231 đô-la và vì vậy mỗi người tiêu tốn 66 đô-la cho hai tiếng đồng hồ họp hành. Nhân với số lượng 15 người, chúng ta có được kết quả là 990 đô-la. Sau đó, tính thêm cả chi phí thuê phòng, bánh ngọt, cà phê… Một số thành viên tham dự còn nấn ná tham quan khu vực phòng họp của bạn, vậy là họ lại mất thêm một chút thời gian làm việc khác. Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi mà chúng ta đặt ra ngay đầu mục này: “Bạn có thể biện minh cho việc chi phí của cuộc họp hoàn toàn không tương xứng với lợi ích mang lại hay không?” Nếu có, hãy đọc tiếp, còn không, hãy tìm những lựa chọn khác.

NHỮNG LƯU Ý TRƯỚC

Một ý tưởng giúp tạo ra một cuộc họp hiệu quả hơn gửi lịch trình cuộc họp đến cho các thành viên một vài ngày trước khi diễn ra cuộc họp. Tới dự một cuộc họp mà chưa được chuẩn bị gì sẽ không đem lại hiệu quả. Rất nhiều cuộc họp bất ngờ cần phải được tổ chức, song nhìn chung một cuộc họp nên có một lịch trình tiến hành.

Nếu bạn là người duy nhất biết được điều gì sẽ được bàn tới, điều đó có thể làm tăng cái tôi cá nhân của bạn nhưng sẽ hủy hoại toàn bộ cuộc họp. Lịch trình của bạn nên bao gồm tất cả các chủ đề cần được thảo luận và khung thời gian cho mỗi chủ đề. Bạn phải luôn gắn chặt với khung thời gian để kết thúc cuộc họp đúng giờ. Không gì có thể khiến mọi người bực bội hơn là kéo dài cuộc họp ra ngoài khung thời gian đã thống nhất hoặc thông báo.

Một lời khuyên hữu ích là để các thành viên khác nhau đảm nhiệm dẫn dắt những mục thảo luận khác nhau. Điều này sẽ khiến họ tham gia nhiều hơn và giúp bạn tránh được áp lực. Bạn có thể lôi kéo các thành viên tham dự theo cách thức khác. Đề nghị họ đưa ra những gợi ý về các vấn đề trong cuộc họp tiếp theo. Hãy hiểu rằng bạn không thể bao quát tất cả các vấn đề đang diễn ra xung quanh mình.

Đảm bảo rằng bạn bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Bạn đang lãng phí thời gian và nguồn lực khi để mọi người phải chờ đợi cuộc họp bắt đầu. Bạn sẽ không muốn bất kỳ thành viên tham dự nào cảm thấy rằng họ không quan trọng như người mà bạn đang chờ đợi. Và không gì khiến các thành viên nổi giận hơn là việc đang giữa giờ họp, một nhà quản lý cấp cao đến, vậy là bạn tổ chức lại cuộc họp từ đầu vì lợi ích của nhà quản lý đó.

Điều quan trọng cần ghi nhớ khác về lịch trình là những vấn đề quan trọng nhất trong danh sách cần phải được đưa ra thảo luận đầu tiên. Có thể bạn đã tham dự rất nhiều cuộc họp trong đó người ta tiến hành giải quyết các vấn đề nhỏ nhặt trước – những điều hóa ra lại tốn rất nhiều thời gian của cuộc họp. Sau đó thì không còn đủ thời gian cho những vấn đề quan trọng nữa.

SAI LẦM CỦA CÁC NHÀ QUẢN LÝ

Rất nhiều nhà quản lý mới bắt đầu làm quen với quy trình họp hành sẽ cảm thấy bắt buộc phải có ý kiến, quan điểm về tất cả các vấn đề. Nhưng điều đó là không cần thiết. Tốt hơn là đưa ra một vài quan điểm thấu đáo về một số vấn đề thay vì huyên thuyên về mọi thứ. Sẽ tuyệt vời hơn nếu một nhà điều hành đứng dậy và phát biểutrong cuộc họp: “John là một người có suy nghĩ thấu đáo” hơn là “ John là người được hỏi một đằng, trả lời một nẻo” hay “Anh là người ba hoa vậy à?”

Thái cực khác của vấn đề này là giữ im lặng trong suốt buổi họp cũng không phải là điều tốt. Nó thể hiện rằng bạn cảm thấy lo sợ trước những tình huống như thế này và đó không phải là một hình ảnh tốt đẹp để hướng tới. Thậm chí ngay cả khi tình huống đó đe dọa bạn một chút, cũng đừng bao giờ để họ biết điều đó. Chương 33 sẽ bàn về vấn đề diễn thuyết trước công chúng.

Không bao giờ được nói bất kỳ điều gì thiếu tính động viên đối với nhân viên của bạn trong cuộc họp. Đối với bộ phận của bạn, hành động đó sẽ được coi như là sự phản bội. Sự nghiệp quản lý sẽ bị hủy hoại khi một nhà quản lý đẩy nhân viên của mình vào bẫy trước mặt các nhà điều hành cấp cao. Cách hành xử này cho thấy nhiều điều về bạn hơn là về nhân viên kia.

Một số nhà quản lý coi các cuộc họp có mặt các nhà quản lý cấp cao là nơi để thể hiện kỹ năng và nhận thức quản lý. Sẽ ổn thôi nếu bạn thể hiện đúng mực. Nhưng nếu bạn xem các cuộc họp là nơi thể hiện sự cạnh tranh với các nhà quản lý cùng cấp khác thì mục tiêu của bạn là hoàn toàn sai lầm. Mục tiêu của bạn phải là trở thành một thành viên hiệu quả và có đóng góp cho hội đồng, không phải là để hạ thấp các nhà quản lý khác. Cạnh tranh không phải là thứ để đặt lên bàn tròn.

Một sai lầm khác của các nhà quản lý đó là sếp của họ giải quyết vấn đề ra sao, thì mình cũng có thể làm vậy. Họ cho rằng cấp trên sẽ quan tâm đến họ nhiều hơn nếu họ luôn tán thành quan điểm hay có suy nghĩ giống cấp trên. Hầu hết các ông chủ sẽ lập tức nhận ra trò chơi này và cho rằng các nhà quản lý cấp dưới mình là những kẻ nhu nhược. Nếu bạn có quan điểm khác với cấp trên của mình, hãy thể hiện nó một cách khéo léo và với một cách thức có thể chấp nhận được – nhưng là dù thế nào cũng phải thể hiện quan điểm đó. Nếu tất cả mọi người đều đồng ý với sếp của mình thì cần gì phải có một hội đồng nữa.

Tuy vậy, rất nhiều nhà quản lý không đủ can đảm để đưa ra quan điểm khác với cấp trên của mình. Trong hầu hết trường hợp, đủ can đảm để đưa ra một quan điểm thấu đáo, thậm chí ngay cả khi nó trái ngược với quan điểm của cấp trên, sẽ hữu ích cho sự nghiệp của bạn hơn là ngay lập tức tán thành. Có những nhà điều hành thậm chí cố tình đưa ra những quan điểm sai lầm để xem những kẻ mù quáng nào sẽ nghe theo và rồi đồng ý với những người cam đảm đưa ra quan điểm đúng đắn. (Chẳng có nhà điều hành nào có thể đạt tới vị trí đó mà lại ngu ngốc cả.)

Bất kỳ nhà điều hành dẫn dắt một dự án hay một cuộc họp với các nhân viên cấp dưới nào cũng đều sẽ giữ lại ý kiến của mình cho đến cuối cùng, sau khi tất cả những người khác đã đưa ra ý kiến. Ví dụ: Chủ tịch một công ty quản lý một nhóm dự án tái tổ chức doanh nghiệp bao gồm bảy thành viên. Vị chủ tịch sáng suốt không đưa ra quan điểm của mình cho tới khi nhận được đầy đủ ý kiến của tất cả mọi người. Phương pháp này sẽ tránh được việc mọi người tâng bốc cô, nếu họ có ý định làm như vậy.

Một nhà điều hành không bao giờ cần nhân viên hay nhóm dự án tâng bốc mình. Phương pháp này đồng thời cũng cho các nhà quản lý mới thấy rằng sẽ là bình thường nếu họ có quan điểm trái ngược với chủ tịch. Tất nhiên, như đã đề cập trong phần trước, một số nhà điều hành nói họ không muốn có những nhân viên chỉ biết “vâng, dạ” nhưng thực tế hành động của họ lại thể hiện điều ngược lại. Các nhà điều hành này sẽ thích những nhóm luôn tán thành hoặc những nhân viên hiếm khi phản đối, và đó sẽ là sự lãng phí thời gian của các nhà quản lý và của cả doanh nghiệp.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC THAM GIA NHÓM DỰ ÁN

Dưới đây là một số lợi ích của việc tham gia nhóm dự án:

• Trước hết, một số người sẽ tin rằng bạn có thể đóng góp được điều gì đó, nếu không bạn đã không được lựa chọn. Vì thế, hãy cố gắng tham gia nhiều và tốt nhất có thể.

• Thứ hai, bạn có thể liên hệ liên hệ với các nhà quản lý và điều hành của tổ chức. Đó là những mối liên hệ giá trị.

• Thứ ba, bạn có cơ hội tham gia vào các quyết định nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của bạn. Điều này sẽ mở rộng thêm trải nghiệm của bạn với tổ chức.

CÁCH DẪN DẮT MỘT CUỘC HỌP

Khi bạn là người dẫn dắt một cuộc họp, hãy coi đó như một sự khen ngợi: Ai đó đã nhìn thấy khả năng lãnh đạo nơi bạn. Đừng từ chối cơ hội này.

Một số chương trình đào tạo hướng dẫn lãnh đạo chỉ được thực hiện với một số lãnh đạo từng dẫn dắt một số cuộc họp. Một số cuộc họp kéo dài quá lâu. Bạn phân vân không biết liệu những người đang ngồi suy tư quanh chiếc bàn kia có đang thật sự làm việc hiệu quả hay không. Nhưng có thể, lý do chính khiến cuộc họp này kéo dài là vì họ lập kế hoạch kém và dẫn dắt thiếu hiệu quả.

Cùng với việc phát trước tài liệu về chương trình của buổi họp cho mọi người, hãy cho họ một vài phút để đọc chúng trước buổi họp. Hầu hết tất cả mọi người đều đọc các tài liệu này trước buổi họp, và trừ những sửa chữa nhỏ cần thiết, còn nếu không vài phút là đủ sẵn sàng. Điều này còn hơn là để mọi người ngồi quanh bàn họp và dành 15 phút đọc bản chương trình cảm giác như thể bị ép buộc phải soi mói chúng cho đến chết.

Rõ ràng, tất cả các bản chương trình làm việc đều ghi rõ thời gian bắt đầu cuộc họp. Nó cũng bổ sung các nguyên tắc cho cuộc họp nếu bạn muốn ghi rõ thời điểm kết thúc. Mọi người có xu hướng tập trung vào những chủ đề quan trọng nếu có khung thời gian nhất định cho cuộc họp.

Hầu hết các cuộc họp thường diễn ra một cách thân mật. Bạn hiếm khi phải dẫn dắt một cuộc họp mà ở đó bạn phải trở thành một nghị sỹ hùng biện. Nếu cuộc họp mang tính trang trọng, bạn sẽ phải tự mình làm quen với Robert’s Rules of Order (Những quy tắc trật tự của Robert). Tham khảo cuốn sách là điều tốt, song bạn sẽ ít có cơ hội sử dụng nó. Có thể trong suốt những năm tháng tham dự các cuộc họp kinh doanh, bạn sẽ chẳng thể nhớ lại bất kỳ câu hỏi nào được đặt ra trong đó, trừ những câu nói đùa.

Những nguyên tắc chung vẫn nên được sử dụng khi dẫn dắt một cuộc họp. Hãy giữ bình tĩnh. Đừng để bất kỳ ai nhấn vào “nút hoảng sợ” của bạn. Lịch sự, nhã nhặn với mọi thành viên tham gia cuộc họp. Đừng hạ thấp bất kỳ ai. Hãy là người cố vấn, điều giải chứ không phải là kẻ độc tài. Hãy tập trung vào chủ đề. Đừng ngắt lời bất kỳ ai, nhưng cũng không cho phép họ đi xa khỏi vấn đề. Luôn luôn giữ mọi vấn đề trong tầm tay. Một nhà lãnh đạo cuộc họp công bằng sẽ từ chối những quan điểm giống nhau được diễn giải nhiều lần.

Đừng tham gia vào các vấn đề cá nhân, thậm chí ngay cả khi những người khác làm như vậy. Hãy tự tổ chức bản thân tốt hơn bất kỳ ai trong cuộc họp. Phát triển một mối quan hệ tốt đẹp, thấu đáo với các thành viên tham dự sẽ thúc đẩy họ tìm đến bạn trước với những vấn đề bất thường, và nhờ đó bạn tránh được những bất ngờ không mấy dễ chịu. Hãy công bằng với tất cả mọi người, thậm chí với cả những ý kiến thiểu số không thuyết phục. Không nên để quan điểm số đông lấn lướt quan điểm thiểu số, ít nhất là cho đến khi tất cả các ý kiến đều đã được lắng nghe một cách công bằng. Nếu công bằng lắng nghe tất cả các ý kiến, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng từ tất cả các thành viên tham dự. Trở thành một người dẫn dắt thành công các cuộc họp là một cơ hội khác để bạn thể hiện những kỹ năng lãnh đạo của mình.

NHỮNG LỜI KHUYÊN KHÁC VỀ CÁC CUỘC HỌP

• Xây dựng những nguyên tắc nền tảng ngay khi bắt đầu cuộc họp. Những nguyên tắc nền tảng sẽ đặt ra những hành vi mà tất cả mọi người đều phải tuân theo. Chúng giúp cuộc họp diễn ra trơn tru và tránh được những hành vi gây ngắt quãng. Các cuộc họp nên có những quy tắc cơ bản về việc tập trung vào chủ đề, cho phép tất cả mọi người tham gia, nhận xét, phê bình những ý kiến được đưa ra chứ không phải là người thông báo tin tức… Những nguyên tắc cơ bản rất hữu dụng và bạn sẽ thật sáng suốt nếu xây dựng một tập hợp những nguyên tắc đó với tất cả các thành viên tham gia.

• Dành 5 đến 10 phút cuối cuộc họp để thảo luận với cả nhóm xem cuộc họp đã diễn ra như thế nào. Bạn sẽ nhận được phản hồi giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp tiếp theo.

• Đưa phần mục đích của cuộc họp cũng như những kết quả mà bạn muốn nhân viên đạt được vào phần đầu tiên của tờ thông báo chương trình.

• Chỉ mời những người cần thiết. Theo quy tắc ngón tay cái, mời ít người nhất có thể. Hơn nữa, các cá nhân không nhất thiết phải tham dự toàn bộ cuộc họp. Họ có thể thích hoặc chỉ cần tham gia vào một hoặc hai vấn đề trong chương trình.

• Bạn sẽ muốn cuộc họp diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể. Hãy nhớ rằng sau hai tiếng, sự tập trung của mọi người sẽ “nổ tung”. Nếu cuộc họp kéo dài hơn nữa, bạn cần phải sắp xếp thời gian nghỉ ngơi. Điều đó sẽ gây mất thời gian cũng như tốn nhiều chi phí hơn.

• Lập kế hoạch hành động cho từng thành viên khác nhau. Đảm bảo rằng ai cũng nhận được một bản để có thể biết được trách nhiệm của tất cả mọi người trong cuộc họp.

• Cuối cùng, hãy từ bỏ những chiếc ghế. Nếu bạn muốn cuộc họp diễn ra nhanh chóng, hãy để mọi người đứng. Ví dụ, nếu bạn làm vậy, một cuộc họp 30 phút có thể giảm xuống còn một nửa. Bạn sẽ cần đến ghế nếu cuộc họp kéo dài hơn 20 phút và nhiều người không thể đứng lâu. Bạn cũng cần bố trí một vài chiếc bàn để họ đặt giấy bút ghi chép lên hoặc để các đồ vật mang theo.